• Andrés Mora
• - septiembre 17, 2013
@and_mora

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Gerencia de proyectos se define como la capacidad de organizar, administrar y comunicarse con los recursos, con el fin de que el proyecto se entregue con calidad, es decir, alcanzando todas las metas, dentro del tiempo especificado y con el presupuesto definido. En una empresa creativa, llámese agencia de publicidad, digital, taller de diseño, entre otros, se deben guiar todos los proyectos desde el momento en que se hace el requerimiento por parte del cliente hasta la entrega final del material solicitado.

Hasta hace un tiempo este tipo de organizaciones no habían identificado la necesidad de trabajar bajo la metodología de Gerencia de Proyectos, ya que las funciones del gerente de proyecto, eran desempeñadas por diferentes personas. Usualmente el gerente de cuenta aseguraba la calidad de los entregables, mientras que los directores de cada área se encargaban del cumplimiento del cronograma y la estimación de tiempo.  Esta práctica generaba desorden en el proyecto, falta de cohesión en el equipo de trabajo, incumplimiento en las fechas de entrega y baja calidad en los entregables. Dada esta problemática, la industria creativa comienza a replantear su modelo de gestión y a implementar la gerencia de proyectos, asignándole esta tarea a un profesional en esta área y dejando que los directores de otros departamentos se puedan enfocar en coordinar el trabajo de cada uno de sus equipos.

Cuando se inicia este cambio de metodología, surge el reto de poder encontrar el balance adecuado entre la creatividad y la rigidez de los procesos de la gerencia de proyectos. Para esto es necesario conocer a fondo los proyectos que generalmente ejecuta la empresa, buscar la forma de tipificarlos y para cada uno establecer los procesos a implementar, tratando de conservar la agilidad que requiere una empresa creativa e incluyendo solo aquellos que tengan mayor relevancia durante el ciclo de vida del proyecto.

Ventajas que ofrece este cambio de metodología:

• Generar un alto nivel de compromiso y pertenencia por parte del equipo del proyecto.
• Empoderar a los miembros del equipo, gracias a la definición de responsabilidades, el cumplimiento de tiempos y la aprobación de ciertos documentos.
• El rol de Project Manager genera un balance entre el trabajo a realizar y el incremento de la productividad de la empresa, lo que redunda en la satisfacción de los clientes: al haber una persona responsable de esta actividad se cumple la llamada “triple restricción” que define el éxtio de cualquier proyecto: tiempo, costo y alcance.

• Mejora el tiempo de entrega de los proyectos.
• Detección de problemas antes de que ocurran.
• Documentación de las aprobaciones de los clientes, evitando re-procesos y confusiones.
• Incremento en la calidad.
• Desarrollo de los proyectos dentro del presupuesto.
• Mejora en la calidad de vida de las personas, al optimizar sus tiempos.

Las empresas que pertenezcan a la industria creativa que se nieguen o que no identifiquen la necesidad de cambiar al modelo de gerencia de proyectos, se atrasarán, tendrán que seguir lidiando con todos los problemas que tienen actualmente (incumplimiento en las entregas, desorden, baja calidad, caos) y dejando de ser competitivas dentro de un mercado canibalizado por la cantidad de ofertas, posibilidades y guerra de precios.

• Andrés Mora